Apa Itu Shipping Instruction dan Fungsinya pada Logistik

Pernahkah Anda mendengar tentang shipping instruction? Shipping instruction adalah dokumen yang menjelaskan tata cara shipping barang sesuai kesepakatan pembeli dan penjual. Dokumen ini penting untuk disertakan saat proses pengiriman sebagai salah satu bagian persyaratan administrasi.

Artikel ini membahas shipping instruction, termasuk fungsi dan komponennya. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, cermati artikel ini hingga akhir!

Apa Itu Shipping Instruction (SI)?

Shipping instruction adalah panduan rinci yang dibuat untuk kurir pengiriman atau forwarder kargo. Dokumen ini memuat informasi penting yang berkaitan dengan proses pengiriman dari lokasi penjual ke lokasi pembeli. Informasi-informasi ini nantinya digunakan untuk membuat bill of lading.

Secara umum, SI mengatur tata cara pengiriman barang sehingga kargo sampai di timeline yang tepat dan dengan perlakuan yang benar. Itulah mengapa SI juga mengandung informasi tentang bagaimana barang perlu diperlakukan serta kapan pengiriman harus diselesaikan.

Lantas, siapa yang membuat SI? Biasanya, SI dibuat oleh penjual, pengirim barang, atau eksportir. Anda bisa membuat SI sendiri sesuai kebutuhan atau mengikuti format standar yang sudah beredar di dunia shipping.

SI dapat dikeluarkan ketika telah mencapai kesepakatan dengan pembeli atau importir. Setelah terjadi kesepakatan, penjual akan membuat SI untuk forwarder atau operator sehingga barang bisa dikirimkan dengan prosedur dan waktu yang tepat.

Mengapa Shipping Instruction Penting?

Shipping instruction (SI) memastikan pengiriman barang lancar dan sesuai dengan linimasa sehingga dapat mendukung rantai pasok. Berikut ini adalah alasan mengapa SI penting:

1. Mematuhi Regulasi yang Ada

SI membantu Anda untuk mematuhi regulasi pengiriman yang ada sehingga bisa mengurangi risiko terkena penalti, denda, atau bahkan penolakan pengiriman. SI juga berguna untuk pengiriman internasional yang cukup ketat dengan persyaratan pengiriman.

2. Memuat Informasi Akurat

SI mengandung informasi akurat tentang barang dan prosedur pengirimannya. Informasi ini nantinya akan digunakan untuk membuat bill of lading, atau dokumen kontrak antara pengirim dan kurir yang sah di mata hukum.

3. Mengurangi Risiko Penundaan

Dokumen yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat berujung penundaan pengiriman yang tentunya membuat Anda merogoh biaya lebih. Oleh karena itu, SI yang tepat dan akurat dapat mengurangi risiko pengiriman tertunda akibat kesalahan dokumen sehingga barang bisa sampai di tujuan sesuai dengan waktu yang ditentukan.

Bagian-Bagian Shipping Instruction

Shipping instruction adalah dokumen yang memuat informasi pembeli, penjual, dan barang yang dikirimkan. Adapun bagian-bagian shipping instruction adalah sebagai berikut:

Penerima barang dan pihak yang akan dikabari ketika barang sudah sampai.
Nama dan alamat pengirim serta penerima.
Tanggal dan nomor shipping instruction.
Nama operator atau forwarder.
Deskripsi barang (dimensi, volume, berat, dan jenisnya).
Jumlah kontainer yang digunakan serta nomornya.
Syarat pembayaran.
Jumlah total barang yang dikirimkan.
Nomor pengiriman.
Informasi pengiriman (cara barang dikemas).
Moda transportasi.
Informasi terkait bea cukai.
Perlakuan khusus (jika ada, misalnya untuk bahan kimia atau dangerous goods).
Informasi terkait pelabuhan bongkar-muat.
Linimasa pengiriman.
Metode pembayaran (FOB atau CNF).
Persyaratan dan rincian informasi lainnya.

Adapun contoh shipping instruction adalah sebagai berikut:

Fungsi Shipping Instruction

Shipping instruction berperan sebagai dokumen pengiriman dengan fungsi-fungsi sebagai berikut:

Menampilkan rincian persyaratan pengiriman.
Menunjukkan informasi mendetail terkait barang yang akan dikirimkan, termasuk perlakuan khusus yang mungkin perlu diterapkan.
Menunjukkan informasi terkait pihak-pihak yang terlibat.
Membantu memantau pengiriman barang.
Membantu dokumentasi pada bea cukai.
Memastikan semua informasi akurat dan benar sehingga tidak menimbulkan masalah pada proses pengiriman, seperti penundaan atau pembatalan pengiriman.
Memastikan seluruh pihak memahami barang yang dikirimkan dan terinformasikan dengan baik sehingga tidak ada kebingungan selama pengiriman.
Membuat bill of lading.

Demikian informasi tentang shipping instruction yang wajib Anda ketahui. Shipping instruction adalah dokumen penting yang jangan sampai terlewatkan ketika mengirimkan barang, terlebih jika Anda melakukan ekspor barang.

Dokumen ini menjelaskan perincian barang serta bagaimana kargo harus dikemas karena beberapa produk, seperti bahan kimia dan LPG, perlu diperlakukan khusus berkat statusnya sebagai dangerous goods.

Jika Anda sedang mencari layanan transportasi bahan kimia dan LPG, Chandra Asri Group punya solusinya! Solusi logistik dari Chandra Asri Group menawarkan layanan pengiriman bahan kimia dan LPG melalui PT Chandra Shipping International dan PT Marina Indah Maritim.

Kami menggunakan 9 kapal pengangkut berkapasitas hingga 106.650 DWT dan berpotensi untuk terus meningkat seiring berjalannya waktu. Selain kapal, kami juga melayani pengiriman darat melalui PT SCG Barito Logistics dan PT Chandra Cold Chain.

Solusi logistik darat kami mengoperasikan 155 armada truk dan gudang-gudang. Anda pun tidak perlu khawatir tentang fasilitas yang kami tawarkan karena sudah termasuk mengurus pabean dan dokumentasi lainnya.

Bahan kimia dan LPG harus diperlakukan khusus agar dapat sampai ke tujuan dengan aman. Oleh karena itu, jangan sampai salah pilih layanan logistik! Percayakan kebutuhan pengiriman bahan kimia dan LPG perusahaan Anda pada Chandra Asri Group!